こんにちは、みーまです。
皆さんは、仕事を片付けるのは得意ですか？仕事の大小はあれど、いつも忙しそうにしている人、何をお願いしてもすぐ終わる人、色々いると思います。
この記事では、私が自己分析してきた中で気がついた「仕事を片付けるのが下手な人の5つの法則」を伝えていきます。
仕事を早くこなすのが苦手な人の5つの法則
皆さんは、仕事を片付けるのは、得意ですか？
皆さんは、仕事を片付けるのは得意でしょうか？苦手でしょうか？
私は自分自身を評価すると「得意ではないが、不得意でもない」という感じです。
ここで「自分は苦手だ」と思った方は、下記のようなことになっていませんか？
- 書類の提出期限がいつも遅れて、怒られる
- 毎月やっていることを忘れて、怒られる
- 精一杯進めているつもりなのに、定時までに終わらず怒られ、残業する
私は仕事がなかなか片付かないのには、一定の法則があると考えています。
仕事を片付けるのが苦手な人の法則はコレです
私が考える、仕事を片付けるのが苦手な人の法則は5つです。
- 管理する仕事の単位（タスク）が大まかすぎる
- タスクを「記憶で管理」しようとする
- タスクの優先度が不適切
- 必要時間の予想ができていない
- ルーチンタスク（定期的に発生する仕事）を考慮しない
法則の理由
法則1.タスクが大まかすぎる
例えば、「洗濯する」という仕事があったとしましょう。一言で洗濯と言っても、洗濯が終わるまでには複数の「やらなければいけないこと（＝タスク）」があります。
- 洗濯物を仕分けする
- 洗濯機に入れる
- 洗濯物を干す
- 洗濯物を畳む、しまう
上記のような仕事を1つにまとめて扱おうとすると、例えば急に他の仕事が割り込んだ時に、どこまで進んでいたのか管理するのは「記憶」頼りになり、ミスを生む元になります。
管理するなら、上記のように細かく分けるべきです。そうすれば、待ち時間の間に他のことを入れたりできます。
法則2.タスクを「記憶で管理」しようとする
法則1で少し説明しましたが、記憶頼りで物事を管理するのは効率が悪いですし、「忘れる」「記憶違いを起こす」など、デメリットが多いです。
最小単位の仕事＝タスクを適切に区切り、それをノートなどの「頭の外」に書き出しましょう。大事なのは「頭に貯めたままにしない」ことです。常に頭に入れておくのは「今進めていること」だけにしてください。
「あの案件が終わってない」「あの案件は～まで進んだ」などと頭に留めたままにしておくのは、実はかなり脳が疲れます。
最低限、今日の仕事が終わる前に全て書き出して、仕事の記憶は空にしてください。仕事終わりにやたら疲れている人は、仕事の進捗を頭に詰めて持って帰るからです。
記憶ではなく、記録で管理してください。
仕事の進捗を頭に覚えたまま帰る意味は、ほとんどのケースで無いでしょう。もし夜中に電話がかかってきても、対応できることは限られていますし、出社までしないといけない事態なら、尚更文書化されていたほうがいいでしょう。
法則3.タスクの優先度が不適切
これはよくありがちな行動ですが、「何か仕事を進めている最中に声かけされると、それを優先的に進めてしまう」ことがあります。これは、個々のタスクに優先度を決めていないことが原因にあると考えられます。
本来必要な行動は、依頼されたことが「今進めている仕事の前でいいのか、後でいいのか」を適切に決めることです。
今日の夕方までに提出する仕事を横に置いて、明日で問題無い仕事を進める必要はないでしょう。
法則4.必要時間の予想ができていない
みなさんが残業の話を上司にするタイミングは、終業前ですか？
「自分は終業のチャイムが鳴った後にしてしまう」という人は、必要時間の予想ができていないのではないでしょうか。
法則2で、「記憶で管理しない」と説明しましたが、「頭の外」に書き写す際には、「完了するまでの必要時間」を書いてください。
必要時間が書いてあれば、昼食後や終業1時間前に、残っている必要時間を合計して、「定時に帰れる（そのままでOK）」「帰れない（いくつかを明日に回す調整に入る）」の判断が可能になります。
それで残業がダメなら、できない仕事を他の人に回すしかありません。その交渉はちゃんとやりましょう。できないくらい恐ろしい上司ならその仕事は辞めるべきです。
法則5.ルーチンタスクを考慮しない
皆さんの職場でも、毎週や毎月に必ず行う繰り返し業務（ルーチンタスク）があると思います。例えば、
- 月次の売上、請求処理
- 定例打ち合わせ etc...
などです。
時期が決まっているということは、「その日、その時間に、必要時間だけ空けておかなければいけない」ということになります。これを考慮せず、管理せず行動していると、別の予定と重複する、社内予定のほうを時間外にするなど、無駄に疲弊していきます。
法則から抜け出して仕事をコントロール下に入れるには
5つの要因に対策していく
基本的には各要因に対策していく形になります。
- タスク（やる事）はプロジェクト名だけではなく、具体的な仕事に分けていく。
- 商談、内容同意書面の発行、見積、など・・・
- 進捗は全て記録して、家には持ち帰らない
- 紙なのかデータなのかは問いません。
- 大事なのは、会社を出るときに脳内をクリアしていい状態を自分で用意すること。
- 簡単なのは「頼まれた事を大きめのポストイットに書いて、PC画面の周りに貼る」です。
- 「抱えている頼まれごとリスト」が人から見えますし、量が増えてくると邪魔なので、本人も片付けたくなってきます。
- あまりに多くなれば、ポストイットをそのまま別の人に頼んだり、元の人へ返すこともしやすいです。
- 進捗を忘れそうなら、それも何かに記録しましょう。プロジェクト毎のデータフォルダにメモファイルで充分でしょう。
- タスクには必ず期限をつける。
- 当日中、3日以内、1週間以内、特定期日など。
- ポストイットにしていた場合は追加時に並び替えする。
- タスク毎の「必要時間」も書く。
- 5分、15分、30分以降は30分単位で良いでしょう。
- 5分を入れているのは「メールへの返信」など、後回し処理の時間≧必要時間のタスクを見つけて、無駄な後回しをさせない為です。
- 今日やりたい分のそれを合計すると、残業が要るかどうか予想がつきます。
- 毎日定期的にやるアクションはアラームをセットしてしまう
- スマホよりスマートウォッチがオススメ。
- アラームは何より優先する習慣をつける。その時間に予定は入れない。
- 顧客からの電話ならいったん取らないのも手。
しっかり続けるつもりなら「タスクシュート法」がオススメ
タスクを効率的に管理する方法には看板方式など色々ありますが、私は「タスクシュート法」がオススメです。
「タスクシュート」とは、やるべきことを細かい単位（タスク）に細分化し、それを行指向（縦）に積み重ねて、上から順次進めていくタスク管理方法です。
タスクシュート法で何ができるのか？
タスクシュートでは、下記を一元管理して、スケジュールを効率よく進めます。
- 今やっていること（現在）
- これまでやってきたこと（過去）
- これからやるべきこと（未来）
- 今日やることをすべて終わらせた時の時間（未来予測）
- 優先度
この情報一元管理の仕組みが、仕事が進めづらくする要素を排除し、あなたが仕事を進める手助けをします。
タスクシュートの考え方が分かる書籍です。監修の大橋さんは、タスクシュート準拠のタスク管理ツール「TaskChute」開発者です。
タスクシュート法をはじめる3種類
タスクシュートを試しにやってみたい方は、Excel等で自作しても良いですが、既にタスクシュート準拠のタスク管理ツールが複数ありますので、そちらで始めるのが良いでしょう。
1.TaskChute2(Excelマクロブック）
大橋さんが最初に開発された、タスク管理ツールです。こちらが本家。（買い切り商品）
- メリット：多機能、Excelで動作する（＝会社PCにだけ入れるならば、機密情報も書ける）
- デメリット：WindowsのExcelしか動作しない。
購入は下記公式サイトからどうぞ。
2.TaskChuteCloud（WEBアプリケーション）
TaskChuteをWEBアプリケーション向けに開発したサービスです。（月額/年額払い）
- メリット：OSを問わない、MSOfficeが不要
- デメリット：スマホ向けUiが無い、クラウドサービスなのでオフラインで使用不可
- スマホアプリはクラウドファンディング達成し、現在開発中です。
3.たすくま（iOSアプリ）
iOS向けに開発されたTaskChuteです。（買い切り商品）
- メリット：iOSアプリならではの豊富な連携機能
- デメリット：iOS専用、Android用が無い
ダウンロードは下記からどうぞ。
タスクシュート法を実践した感想
私が1年間TaskChute2を使った感想です。
- タスクの把握が容易
- 最初は作業記録からが良い
- 多機能な為、無理して使わないこと
- タスクの区分けも少なくてOK。
- 前から決まっていた「予」
- 緊急案件の「急」
- 準備の「備」
- ルーチンタスクの「ル」など。
- これ自体が仕事の記録になる
- 誰とどんな会話をしたか、概要だけでも書いておくと思い出すきっかけにできる
- 割り込みの仕事が来たら、今のタスク量を説明して交渉ができる
- TaskChute2を始める前は、適切に断れず、仕事を受けてしまっていた
- 帰るときは頭を空っぽにできる
- メンタルがかなり楽になる
- 期限に間に合わないことが無くなった
- 工程の多い案件はタスクの空き時間に細分化してこなせた
最後に
以上、今回は仕事を片付けるのが苦手な人の5つの法則と、法則から抜け出す方法を紹介してきました。皆さんも適切にタスク管理をして、無理の無い仕事をしましょう。